מזכר בנושא שינויים בדיווח לקופות הגמל

אוגוסט 2015

השינויים הצפויים בדיווח ובתשלום הפקדות על ידי המעסיק לחיסכון הפנסיוני של העובדים

במהלך שנת 2014 פורסמו תקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופת גמל) (תשלומים לקופת גמל), תשע"ד-2014 (להלן - התקנות). התקנות מסדירות את אופן הדיווח על הפקדות תשלומים לחיסכון הפנסיוני של העובדים.

בהתאם לתקנות, החל מחודש ינואר 2016 כל מעביד המעסיק למעלה מ-10 עובדים מחויב לדווח על הפקדות לחיסכון פנסיוני באמצעים דיגיטליים בלבד ובקובץ דיווח אחיד, שנקבע על ידי משרד האוצר (החל מינואר 2017 כל המעסיקים מחוייבים לעשות זאת, גם אלה המעסיקים פחות מ-10 עובדים).

בנוסף, התקנות מחייבות את כל הגופים המוסדיים (חברות הביטוח וקרנות הפנסיה) לתת משוב ("היזון חוזר", בלשון התקנות) למעסיק על אופן קליטת הכספים במערכות המידע של הגופים.

בהתאם לפרסומים, החל מינואר 2016 גוף מוסדי לא יקלוט דיווח שלא בהתאם להוראות התקנות.

מעבר לשינוי המשמעותי לעניין הפרוצדורה לביצוע התשלומים, הרי שהרפורמה הצפויה תביא גם לשינויים מהותיים ובראש ובראשונה לכך שתועבר אחריות רבה מבעבר לכתפי המעסיקים.

טרם כניסתן לתוקף של התקנות, הרי שעל המעסיק להעביר את הכספים עבור החיסכון הפנסיוני של עובדיו, בהתאם לשיעורים המתחייבים מהוראות החוק, צווי הרחבה והסכמי העבודה האישיים, באמצעות סוכנות הביטוח לגופים המוסדיים. בהתאם לדין, העברת הכספים לחשבון הנאמנות של סוכנות הביטוח נחשבת כהפקדתם בידי הגוף המוסדי, ובמידה והמעסיק העביר הפקדות אלו בהתאם ללוחות הזמנים הקבועים בחוק הגנת השכר יצא המעסיק ידי חובתו. הסוכנות סולקת את הכספים לגופים המוסדיים ומטפלת בהיזון החוזר מהגופים המוסדיים, ככל שהתקבל.

התקנות החדשות - כבר מינואר 2015 התקנות מטילות אחריות מלאה וישירה על המעסיק בכל הקשור להעברת הכספים לחיסכון הפנסיוני של עובדיו לקופות השונות במועד שקבעו התקנות, יחד עם העברת פרטים נלווים לגופים המוסדיים שלא הועברו עד כה. בין הפרטים שעל המעסיק להעביר נכללים נתונים סטנדרטים כגון פירוט הגופים המוסדיים בהם מנהל העובד את החיסכון שלו (חברות ביטוח, קרנות פנסיה, השתלמות), שיעורי ההפקדה וסכומה לכל קופה וכן נתונים שלא דווחו בעבר, כגון: פירוט דיני המס על רכיבי ההפקדות השונים (כגון: הפרדה בין תגמולים בגינם קיבל העובד זיכוי מס לבין תגמולים בגינם לא קיבל העובד זיכוי מס ו/או נזקפה לו הכנסה בשל תגמולים אלו).

בנוסף, על המעסיק לדווח בצורה מסודרת על הפסקה בהעברת כספים, בין בנסיבות של סיום יחסי עובד-מעסיק (דיווח חד פעמי) ובין בנסיבות של הפסקת תשלומים זמנית, כגון: חל"ת, משרה חלקית וכו' (דיווח מתמשך כל עוד מתקיימים יחסי עובד-מעסיק). מינואר 2016 דורשות התקנות להעביר דיווחים אלו באמצעות קובץ דיגיטלי במבנה אחיד, שנקבע על ידי משרד האוצר. עוד נקבע כי החל ממועד זה הגופים המוסדיים יעבירו היזון חוזר ראשוני למעסיקים תוך 3 שעות מהעברת הכספים, וכן היזון חוזר במתכונת חודשית ושנתית.

התקנות מטפלות בנושאים נוספים כגון מועדי הדיווח, אמצעי התשלום וכיו"ב. השינויים מטילים על המעסיקים אחריות נוספת וחדשה, אשר תיכנס לתוקפה תוך מספר חודשים בודדים ובאופן שלא יהיה קיים יותר הסדר "שגר ושכח" לסוכנויות הביטוח. יש לשער כי בעתיד יפורסמו הנחיות נוספות אשר מטרתן תהיה להתמודד עם הקשיים שיתגלו תוך כדי יישום הרפורמה ו/או עם חוסר בהירויות שיצוצו בעתיד, ככל שיצוצו.

במהלך השנה האחרונה חברות הביטוח וקרנות הפנסיה העבירו תקשורות שונות למעסיקים בעניין הנדון. ככל שלא נערכתם עד עתה לשינויים, הרי שעל המעסיקים לפנות ישירות לגורם המפיק עבורם את תלושי השכר, לגורמים המתפעלים וכן למסלקה הפנסיונית. חברות הביטוח וקרנות הפנסיה אף הן מספקות מידע בקשר לכלים לדיווח ישיר במתכונת הקבועה בתקנות.

[אזהרה: אין באמור לעיל כדי להוות ייעוץ משפטי או חוות דעת, או תחליף ליעוץ משפטי אצל עורך דין, האמור לעיל אינו אלא תיאור כללי בלבד ולא מחייב של הנושא. בכל מקרה ספציפי יש לפנות לקבלת ייעוץ משפטי מעורך דין]